Ein Workflow unterstützt Sie dabei, Arbeitsabläufe zu strukturieren. HubSpot bietet eine eigene Lösung an: Mit diesem Tool können Sie automatisierte Workflows für Marketing-, Vertriebs- und Serviceanwendungen nutzen. Dadurch lässt sich nicht nur das Lead Nurturing automatisieren, sondern auch interne Abläufe profitieren von dieser nützlichen Funktion.
Großartig, oder? Jedoch gibt es einiges zu beachten. Wenn Sie nicht vorsichtig sind, können Sie schnell eine Vielzahl von Workflows haben, bei denen Sie den Überblick über die Vorgänge in Ihrem HubSpot-Konto verlieren. In diesem Artikel gebe ich Ihnen 6 Tipps, die Ihnen helfen, Ordnung im Chaos zu schaffen oder es zu vermeiden, bevor es entsteht.
1. Skizzieren Sie Ihren Workflow
Der erste Schritt zur Optimierung Ihrer Workflows geschieht - eigentlich - außerhalb von HubSpot. Bevor Sie mit dem Erstellen Ihrer Flows beginnen, listen Sie zunächst auf, was wann passieren soll. Dies kann sehr einfach erfolgen, zum Beispiel auf einem Whiteboard oder in einem Tool wie Gliffy. Meiner Meinung nach sind beide Visualierungsoptionen dem Aufbau direkt in HubSpot vorzuziehen, denn:
- Sie haben dann eine Dokumentation, auf die Sie jederzeit zurückgreifen können.
- Es ist dann einfacher, Nicht-HubSpot-Benutzer in den Prozess einzubeziehen.
- Es zwingt Sie dazu, zuerst über den Prozess nachzudenken, bevor Sie sich in, wenn/dann-Verzweigungen verzetteln.
2. Vermeiden Sie, aktive Workflows anzupassen
Ein großer Fehler ist das Anpassen aktiver Workflows. Dies geschieht häufig, z. B. weil der Registrierungs Trigger angepasst werden muss. Leider werden Kontakte, die sich bereits in Ihrem Workflow befinden, in einem solchen Fall nicht automatisch gelöscht. Wenn Sie dies anpassen möchten, müssen Sie zu den Einstellungen ⇒ Entfernung und Unterdrückung gehen, dort wählen Sie aus, dass Sie die vorhandenen Kontakte löschen möchten.
Möchten Sie die zeitliche Abstände anpassen, mit der Kontakte einen Workflow durchlaufen?
Beachten Sie dann, dass wenn Sie den Zeitraum verkürzen, diese Anpassung nicht für bestehende Kontakte gilt, die sich bereits in Ihrem Workflow befinden. Wenn Sie den Zeitraum verlängern, wendet HubSpot dies widerum auch auf bestehende Kontakte an.
Kurz gesagt: Das Herumbasteln an aktiven Workflows ist ein Verwirrspiel. Mein Rat? Tun Sie es einfach nicht.
3. Regelmäßige Kontrolle auf widersprüchliche Workflows
Wenn Sie mehrere Workflows laufen haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie dabei widersprüchliche Workflows haben. Dies geschieht hauptsächlich, wenn Sie Workflows nutzen, die sofort nach dem Anlegen eines Kontakts etwas tun. Zum Beispiel, wenn ein Workflow eine Eigenschaft hinzufügt, während ein anderer Workflow sie anschließend leert.
Sie können dies verhindern, indem Sie mithilfe von Properties (z. B. Lifecycle Stage) überprüfen, in wie vielen Workflows diese Property (Eigenschaft) verwendet wird. Nehmen Sie sich jeden Monat Zeit dafür, damit Sie genau wissen, was in Ihren Workflows vor sich geht. Die beste Vorgehensweise ist, dass Sie so wenige wie mögliche Workflows pro Eigenschaft haben.
4. Verzögerungen hinzufügen
Es ist verlockend, Kontakte schnell durch einen Workflow zu leiten, aber das ist nicht immer eine gute Idee. Dies gilt insbesondere nicht für Workflows, die Sie intern einsetzen. Zum Beispiel kann es einige Sekunden dauern, bis alle Informationen in HubSpot automatisch vervollständigt oder aktualisiert werden.
Es ist also ratsam, HubSpot eine Verschnaufpause zu gönnen, bevor man Aktionen mit einem Kontakt oder Teammitglied verknüpft. Wenn Sie Marketing E-Mails versenden und Aktionen auf Basis von Öffnungen oder Klicks einrichten, müssen Sie Ihren Kontakten Zeit geben, Ihre E-Mails tatsächlich zu öffnen.
Kurzum: Geduld ist eine Tugend und wird die Qualität Ihrer Arbeitsabläufe verbessern.
5. Kommunizieren Sie gut mit Ihrem Team
Mein fünfter Tipp gilt eigentlich für jeden Prozess, den Sie aufsetzen: Besprechen Sie im Vorfeld, wer verantwortlich ist. Definieren Sie die einzelnen Schritte in den Workflows und legen Sie fest, wie Sie mit Kontakten umgehen, die die Workflows durchlaufen haben.
Wenn mehrere Personen in Ihrem Team Workflows erstellen, stellen Sie sicher, dass die Workflows eindeutig sind und ordnen Sie diese in Ordnern mit Namenskonventionen. Auf diese Weise kann jeder leicht herausfinden, welche Workflows existieren und zu welchem Prozess sie gehören.
6. Testen Sie Ihren Workflow
Sie sollten auf keinen Fall meinen sechsten Tipp überspringen, denn egal wie gut Sie einen Workflow durchdacht haben, ein Fehler kann sich leicht einschleichen. Wenn Sie in HubSpot zu den Workflows gehen, sehen Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm einen Button mit der Bezeichnung "Test", mit dem Sie einen Kontakt von Ihren Kontakten hinzufügen können, die Ihre Kriterien entsprechen.
Wenn Sie auf diesen Button klicken, sehen Sie genau, welche E-Mails sie erhalten werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle E-Mails in Ihrem Workflow separat und in verschiedenen E-Mail-Browsern getestet haben. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails auch richtig angezeigt werden.
Ready, Set, Workflow!
Diese Tipps helfen Ihnen, Ordnung in das Workflow Chaos zu bringen. Mein allerletzter Tipp ist: Halten Sie es einfach. Wenn Ihr Workflow zu kompliziert wird, bedeutet das oft, dass eine Bereinigung erforderlich ist. Denken Sie daran, einen Flow in mehrere Flows aufzuteilen, oder Listen anzupassen.
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