Die Kommunikation mit Kontakten in Ihrem HubSpot Account erfolgt auf der Grundlage von Abonnement-Typen. Unabhängig davon, ob Sie eine E-Mail an alle Ihre Newsletter-Abonnenten aus dem Marketing Hub oder eine spezifische E-Mail an einen potenziellen Kunden im CRM senden, Sie benötigen dafür einen Abonnement-Typ.
Was genau Abonnement-Typen sind, und wie Sie bei Ihrer täglichen Arbeit in HubSpot damit umgehen, werden Sie in diesem Artikel erfahren.
Was sind Abonnement-Typen in HubSpot?
Jeder Abo-Typ (Email Subscriptions) in HubSpot steht für eine Kommunikationsform und einem Ziel. Sie sind für die Kommunikation mit Ihren Kontakten in HubSpot unerlässlich. Ohne solche Abonnements können Sie keine E-Mails versenden. Das liegt daran, dass Sie beim Erstellen Ihrer E-Mail angeben müssen, unter welches Abonnement diese fällt.
Das hat alles mit der Datenschutz-Grundverordnung zu tun. HubSpot stellt sicher, dass grundsätzlich nur Kontakte Ihre Mails erhalten können, die sich für die gewählte Abo-Art registriert (Opt-in) haben. Darüber hinaus helfen Ihnen Abonnement-Typen, die verschiedenen Arten der Kommunikation zu optimieren. So verhindern Sie beispielsweise, dass Wettbewerber Informationen erhalten, die eigentlich für Stammkunden bestimmt waren.
Wichtig: Die Abonnementtypen haben nichts mit der Double opt-in Funktionalität zu tun. Wenn diese in Ihrem Account aktiviert wurde, muss der Kontakt aktiv seine E-Mail zuerst bestätigen, damit HubSpot ihm E-Mail versenden kann (und als Marketing-Kontakt gekennzeichnet werden).
Die Form und das Ziel von Abonnement-Typen
Wie bereits erwähnt, besteht jede Abonnementart aus einer Kommunikationsform und einem Kommunikationsziel. Diese werden beim Anlegen eines Abonnement-Typs definiert. Die Kommunikationsform einer Abonnementart kann eine E-Mail oder ein telefonischer Kontakt sein. Beides kann direkt über HubSpot durchgeführt werden. E-Mail-Abonnements können beispielsweise im E-Mail-Tool im Marketing Hub oder im Sequenzen-Tool im Sales Hub verwendet werden.
Die telefonische Kontaktaufnahme kann in HubSpot über die mobile App oder das CRM erfolgen. Das ist praktisch, denn die Konversation wird sofort im Kontaktprofil des Interessenten oder Leads gespeichert. Lesen Sie hier mehr über Anrufe mit HubSpot.
Das Kommunikationsziel Ihres Abonnementtyps ist immer Sales, Marketing oder Customer Service orientiert. Ihre Optionen hängen von den Hubs ab, die Sie erworben haben. Logischerweise verwenden Sie Marketing-Abonnements für die verschiedenen Marketing-Tools aus dem Marketing-Hub, z. B. für den Versand von Newslettern, Follow-Up E-Mails und Lead-Nurturing E-Mails (über Workflows).
Sales-Abonnements werden z. B. für die persönliche Kommunikation über das CRM oder Sequenzen aus dem Sales-Hub verwendet. Service-Abonnements werden genutzt, um Feedback-Umfragen oder Transaktions-E-Mails an Kunden zu senden, z. B. zur Bestätigung des Zugriffs auf eine Knowledge Base.
Zusätzlich zu der Form und dem Ziel geben Sie jedem Typ einen Namen und eine Beschreibung. So können Ihre Kontakte leicht sehen, welche Kommunikation sie abonniert haben, und ihre Kommunikationspräferenzen bei Bedarf anpassen. Die Abonnementart für den Newsletter kann beispielsweise wie folgt beschrieben werden: "Unser [Häufigkeit] E-Mail Newsletter zum Thema [Betreff], verfasst von [Experten in Ihrem Unternehmen]".
Bitte beachten Sie, dass die Beschreibung nicht der internen Klärung dient, sondern Ihre Kontakte über die Kommunikation informiert, die sie von Ihrem Unternehmen erwarten können. Seit kurzem sind sie auch multi-language fähig, so dass sie pro Sprache eine Beschreibung erstellen.
Die Verwendung von Abonnement-Typen in HubSpot
Nachdem Sie nun genau wissen, was Abonnement-Typen sind, ist es an der Zeit, einen Blick hinter die Kulissen zu werfen und zu sehen, wie Sie diese bei Ihrer täglichen Arbeit in HubSpot verwenden.
Schritt 1: Überlegungen zu Abonnement-Typen
Dies beginnt damit, dass Sie Ihre Marketing-, Sales- und Service-Aktivitäten und die damit verbundene Kommunikation über HubSpot skizzieren. Wenn Sie wissen, worüber Sie kommunizieren wollen, ist es viel einfacher, die entsprechenden Abonnement-Typen zu erstellen.
Notieren Sie also die Form, das Ziel, einen erkennbaren Namen und eine kurze Beschreibung auf. Achten Sie darauf, dass die Typen deutlich voneinander zu unterscheiden sind, vermeiden Sie jedoch eine sehr lange Liste. Das erschwert sonst nur das Management für Sie und Ihre Kontakte.
Schritt 2: Abonnement-Typen erstellen
Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Einstellungen ⇒ Marketing ⇒ E-Mail ⇒ Abonnement-Typen. Hier sehen Sie eine Übersicht über Ihre aktiven Abonnement-Typen:
Bei einigen Abonnements wird unter dem Namen "Standard-Abonnementtyp von HubSpot" angezeigt. Diese sind mit festen Sales- und Service-Prozessen in HubSpot verknüpft, wie z.B. Transaktions-E-Mails. Bei diese Typen lassen sich die Kategorie des Abonnements und das Kommunikationsformat nicht ändern, aber den Namen und die Beschreibung können Sie an Ihre spezifische Situation anzupassen.
Wenn Sie andere Abonnementtypen benötigen, um Ihre Aktivitäten durchzuführen, wählen Sie "Abonnementtyp erstellen". Geben Sie die Eigenschaften Ihrer neuen Typen ein. Denken Sie nicht nur an Ihre Kontakte, die ihre Präferenzen leicht ändern möchten, sondern auch an Ihre Kollegen, die HubSpot verwenden. Sind der Name und die Beschreibung klar genug, um sie bei der Erstellung von E-Mails zu unterscheiden und die richtige auszuwählen?
Sie können bestehende Abonnementtypen, die Sie nicht mehr verwenden, archivieren.
Ich empfehle Ihnen, für jeden aktiven Abonnementtyp eine aktive Liste anzulegen, so dass Sie immer einen aktuellen Überblick über die Kontakte haben, die ein bestimmtes Abonnement abonniert haben. Auf diese Weise können Sie immer im Voraus überprüfen, ob die Kontakte auf Ihrer Mailingliste die E-Mail auch tatsächlich erhalten.
Schritt 3: Zuweisung eines Abonnements zu E-Mails und Kampagnen-Komponenten
Nachdem Sie Ihre neuen Typen erstellt haben, können Sie mit der Erstellung Ihrer Marketing-, Sales- oder Service-Kampagnen-Komponenten beginnen. Im Folgenden werde ich drei Beispiele für die Zuweisung eines Abonnementtyps zu einer HubSpot-Komponente erläutern: eine Marketing E-Mail, ein Formular und eine E-Mail, die Sie aus dem CRM versenden.
Marketing E-Mail
Bei der Erstellung einer Marketing E-Mail können Sie die Zuordnung einer Abonnementart sehr gut erkennen. Gehen Sie auf die Registerkarte Einstellungen Ihrer E-Mail und wählen Sie das Feld Abonnementtyp aus.
Dort können Sie sehen, dass nur die Marketing-Abonnements für diese Marketing E-Mail verfügbar sind. Und Sie können sehen, dass dieses Feld obligatorisch ist. Wählen Sie die entsprechende Abonnementart und stellen Sie sicher, dass die Empfänger Ihrer E-Mail für diesen Abonnementtyp registriert sind. Dies ist beispielsweise möglich, weil sie ein Formular ausgefüllt haben, in dem sie ein Opt-in gegeben haben oder ihre Einwilligung über eine Bestätigungs-E-Mail erteilt haben.
Formular
Bei der Erstellung von Formularen spielen Abonnements eine wichtige Rolle beim Thema DSGVO. Wenn Sie sich zum Beispiel für die DSGVO-Variante " Checkbox zur Zustimmung der Kommunikation oder das Einsenden vom Formular als Zustimmung zur Verarbeitung" entscheiden, müssen Sie einen oder mehrere Abonnementtypen in Ihr Formular aufnehmen, um sicherzustellen, dass Sie neuen Kontakten E-Mails zusenden können.
Bei der Einholung der Einwilligung, können Sie auch, zum Beispiel bei Kontaktformulare, das Abonnement für allgemeine Marketing Informationen als Pflichtfeld und das Abonnement für den Blog optional machen.
Sobald ein Kontakt das Formular ausfüllt, werden die gewählten Abonnements automatisch zugewiesen und der Kontakt kann E-Mails mit demselben Abonnementtyp empfangen. Daher ist es wichtig, die Abonnementtyp Ihrer Follow-Up E-Mails oder Lead-Nurturing Mails in das Formular aufzunehmen.
CRM E-Mail
Wenn Sie einen Kontakt persönlich aus dem CRM anschreiben möchten, empfehle ich Ihnen, zunächst zu prüfen, ob diese Person bereits für einen Sales-Abonnementtyp registriert ist. Dazu gehen Sie beim Kontakt zum Abschnitt " Kommunikationsabonnements " (dieser ist sichtbar, sobald Sie die DSGVO Funktion aktivieren).
Ist der Kontakt nicht für ein Sales-Abonnement registriert? Dann haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie gewähren den Kontakt trotzdem ein Sales-Abonnement oder Sie geben ihm einen einmaligen berechtigten Grund, aus dem Sie dieser Person eine E-Mail schicken können. Lesen Sie hier mehr über diese beiden Optionen.
Klicken Sie dann oben auf die Registerkarte "E-Mails", verknüpfen Sie Ihr eigenes Postfach und senden eine E-Mail an den Kontakt.
Schritt 4: Lassen Sie Kontakte ihre Abonnements verwalten
Jeder Kontakt in Ihrer HubSpot-Datenbank sollte die Möglichkeit haben, seine eigenen Abonnements zu verwalten. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen. Am bekanntesten ist die Abmeldung aller Abonnements auf einmal. Dies kann über den Link "Abmelden" erfolgen, der in jeder von Ihnen versandten E-Mail enthalten sein muss.
Einzelne Abonnements können über die Seite "E-Mail-Präferenzen-Einstellungen" verwaltet werden, die über den optionalen Link "Abonnements verwalten" in E-Mails aufgerufen werden kann. Hier sieht der Kontakt eine personalisierte Übersicht über die von Ihnen angebotenen Abonnements und welche er derzeit abonniert hat.
Diese Seite finden Sie unter Einstellungen ⇒ Marketing ⇒ E-Mail ⇒ Abonnements.
Die dritte Möglichkeit besteht darin, sich mit ihnen in Verbindung zu setzen, um die Änderungen manuell vornehmen zu lassen. Dann müssen Sie anschließend die Änderungen am Kontaktdatensatz in HubSpot selbst vornehmen.
Zusätzliche Möglichkeit: Abonnements über Workflow zuweisen
Sie können auch Abonnement-Typen über einen Workflow zuweisen, falls zum Beispiel der User sich über eine externen Plattform für ein Webinar angemeldet hat, und anschließend E-Mails über HubSpot erhalten soll. Stellen Sie jedoch sicher, dass in diesem Fall der Zweck der Kommunikation eindeutig ist, und das Einverständnis zur Kommunikation über die (integrierten) externen Plattform eingeholt wurde, und aus Datenschutzgründen nachgewiesen werden kann.
Erste Schritte mit Abonnements
Sobald Sie mit Ihren ersten Aktivitäten in HubSpot beginnen, werden Sie automatisch auf Abonnementtypen stoßen. Wenn Sie sich bei der Wahl des richtigen Abonnementtyps für eine E‑Mail nicht sicher sind, lesen Sie die Beschreibung immer sorgfältig durch und versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers.
Ist es logisch, dass er diese E-Mail erhält, und gehört sie zu diesem speziellen Typ? Dann sind Sie auf dem richtigen Weg. Gibt es ein Problem oder ist es nicht ganz klar? Dann passen Sie die Beschreibung an oder wählen Sie einen spezifischeren Abonnementtyp.
Benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung Ihrer Abonnementtypen, der Verwaltung der Abonnements Ihrer Kontakte oder der Überprüfung Ihrer DSGVO-Einstellungen?
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